SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA INFORMASI

Resume 9

Kamis, 4 November 2010

Ali Mahmudin

STIE GICI Depok

Management

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA INFORMASI

A. Pengertian

Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan & ia dapat dikelola seperti halnya sumber lain. IRM (Information Resources Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang menghasilkan informasi yang berkualitas. Definisi IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Tipe-tipe dari sumber informasi : Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware. Informasi sebagai sumber strategis Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun system informai yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. Arus informasi antara perusahaan dan pelanggan : Informasi yang menerangkan kebutuhan produk Informasi yang menerangkan penggunaan produk Informasi yang menerangkan kepuasan produk. Keuntungan kompetitif dicapai apabila Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya Pentingnya efisiensi operasional internal. Organisasi Jasa Informasi Jasa Informasi adalah area fungsional utama perusahaan. Para Spesialis Informasi diorganisasikan didalam jasa informasi dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Rantai Komunikasi Tradisional : Struktur Organisasi Fungsional Jasa Informasi : Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi Pengertian : Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai diseluruh perusahaan. Subsistem Input : Sistem Informasi Akuntansi ; mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya. Subsistem Riset Sumber Daya Informasi ; menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset didalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan user dan kepuasan user. Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi ; menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dan elemen-elemen di lingkungan perusahaan khususnya elemen-elemen yang berinteraksi dengan jasa informasi. Elemen-elemen ini meliputi :

Pemerintah. Pemasok. Serikat Pekerja. Masyarakat Global. Pelanggan. Pesaing. Masyarakat Keuangan. Pemegang Saham. Subsistem Output : Subsistem Perangkat Keras ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras. Perangkat Lunak yang digunakan dalam subsistem ini dapat berupa query language, pembuatan laporan dan model matematika. Subsistem Perangkat Lunak ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak. Output informasi terutama berbentuk jawaban atas database query dan laporan periodik. Subsistem Sumber Daya Manusia ; menyediakan informasi tentang para spesialis informasi perusahaan. Subsistem Data dan Informasi ; menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi ; menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya hardware, software, SDM serta data dan informasi. IOS (Interorganizational Information Sytems) IOS merupakan system informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. IOS fasilitator bertugas : Menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam system tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif. CIO (Chief Information Officer) Kepala bagian informasi ini, turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif. Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM,Vice President SIM Tugas CIO : Mempelajari bisnis & teknologinya Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen Fokus memperbaiki proses bisnis dasar Memperkirakan biaya system informasi dalam bisnis Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpercaya. SPIR (Strategic Planning for Information Resourcers) Perencanaan strategi merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang. Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mencapai tujuan. Pendekatan-pendekatan Top down : BSP IBM (Business Systems Planning) CSF (Critical Success Factor) Transformasi susunan strategis SLC yang diperluas BSP IBM Pendekatan studi total Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian system diimplementasikan sesuai dengna kebutuhan informasi. CSF Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan dan kegagalan. Transformasi susunan strategis Misi, tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan system. Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM. Strategi Organisasi Strategi SIM Proses Perencanaan Strategi SIM Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah : Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional. Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi. Perencanaan strategi juga untuk mengatur pemakai computer. Model IRM Lingkungan dari perusahaan Para Eksekutif Area fungsional Sumber-sumber informasi Para pemakai Mencapai Kualitas Manajemen Jasa Informasi Konsep TQM (Total Quality Management) sering diasosiasikan dengen proses manufaktur. Namun dasar yang sama dapat diterapkan pada produk dan jasa apapun termasuk yang ditawarkan oleh IS. IS melakukan 6 tahap untuk mencapai manajemen kualitas : Keamanan Sistem Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Tujuan-tujuan Keamanan ; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu : Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak. Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya. Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya. Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup : Indentifikasi User. Pembuktian Keaslian User. Otorisasi User. Strategi Pengulangan Biaya Manajemen Informasi Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah : Strategi Konsolidasi, dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang kecil. Downsizing, adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing. Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly. Outsourcing, ukuran pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan. Jasa-jasa yang ditawarkan Outsourcers mencakup : Entry data dan pengolahan sederhana. Kontrak pemrograman. Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer. Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup pengembangan sistem. Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanana atau pemulihan dari bencana. Strategi CIO Proaktif CIO dapat menghadapi tantangan langsung dan menyediakan dukungan informasi berkualitas dengan mengikuti suatu strategi yang terdiri dari elemen-elemen : Menekankan manajemen kualitas dari sumber daya informasi dengan mengidentifikasi kualitas kebutuhan dari pelanggan informasi eksternal dan internal. Mencapai ikatan pemakai yang kuat dengan memastikan bahwa tujuan IS sesuai dengan tujuan pemakai dan memastikan bahwa aplikasi bernilai strategis bagi perusahaan mendapatkan dukungan kualitas tertinggi serta menekankan pengembangan aplikasi bersama. Memperkuat ikatan eksekutif dengan menjadi pakar dalam bisnis perusahaan dan menyediakan dukungan informasi perusahaan bagi eksekutif perusahaan. Menyusun tim IS yang memiliki kemampuan teknis dan manajerial yang diperlukan untuk mengintegrasikan sumber daya informasi. Menyusun staf IS yang kompeten dalam teknologi dan metodologi yang canggih untuk menyediakan dukungan user. Membangun sistem informasi pelayanan informasi yang memungkinkan CIO dan manajemen IS mengelola sumber daya informasi dalam lingkungan perusahaan. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1 Page PAGE 1 of 6 Pengelola database User Analis Sistem Programmer Operator Komputer KOMPUTER Spesialis Jaringan C . I . O Manajer Pengembang-an Sistem Manajer Pemeliharaan Sistem Manajer Operasi Komputer Manajer Administrasi Database Manajer Jaringan Analis Sistem Analis Sistem Personil Operasi Pengelola Databse Spesialis Jaringan Programmer Programmer Subsistem Sumber Daya Manusia Subsistem Perangkat Lunak D A T A B A S E Subsistem Input Sumber Lingkungan Sumber Internal Subsistem Intelijen Sumber daya Informasi Subsistem Riset Sumber Daya Informasi Sistem Informasi Akuntansi Subsistem Data dan Informasi Subsistem Sumber Daya Terintegrasi Subsistem Perangkat Keras U S E R Subsistem Output Mengidentifikasikan pelanggan IS Menentukan strategi kualitas IS Menerapkan program kualitas IS Memantau kinerja kualitas IS Menetapkan metrik kualitas Menentukan kebutuhan kualitas pelanggan 1 2 3 4 5 6 Tujuan system Batasan system Strategi Perencanaan Sistem Misi Tujuan Strategi Atribut Org. strategi lainnya