Office Automation dan Virtual Office

Resume 6

28 October 2010

Ali Mahmudin

STIE GICI Depok Management

Office Automation

A. Pengertian

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor diawal 1960-an, ketika IBM menciptakanistilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesintik listriknya. Buktinyata, padatahun1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis.

Otomatisasi kantor merujuk pada semua alat dan metode yang diterapkan untuk kegiatan kantor yang memungkinkan untuk proses tertulis, visual, dan data suara di-dibantu dengan cara komputer.

Otomatisasi kantor ini dimaksudkan untuk memberikan unsur-unsur yang memungkinkan untuk menyederhanakan, memperbaiki, dan otomatis organisasi kegiatan dari suatu perusahaan atau sekelompok orang (pengelolaan data administrasi, sinkronisasi pertemuan, dll).

Menimbang bahwa organisasi perusahaan memerlukan peningkatan komunikasi, hari ini, otomatisasi kantor tidak lagi terbatas catatan tulisan tangan untuk sekedar menangkap. Secara khusus, juga mencakup kegiatan sebagai berikut:

1. Pertukaran informasi

2. Manajemen dokumen administrasi

3. Penanganan data numerik

4. Rapat perencanaan dan pengelolaan jadwal kerja

Kantor otomatisasi mengacu pada mesin komputer bervariasi dan software yang digunakan untuk digital membuat, mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, dan informasi kantor relay diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas dasar dan tujuan. Raw penyimpanan data, transfer elektronik, dan pengelolaan informasi bisnis elektronik meliputi kegiatan dasar dari sistem otomatisasi kantor. Dalam bentuk dasarnya, informasi yang ada sebagai surat, memo, grafik, catatan, pesan, dan sebagainya. Ketika informasi elektronik yang ditransfer, data mentah yang dipertukarkan antara dua atau lebih karyawan kantor, baik di lokasi yang sama atau berbeda.

Sejarah otomatisasi kantor modern dimulai dengan mesin tik dan mesin fotokopi, yang sebelumnya mekanik tugas-tugas manual. Namun, semakin otomatisasi kantor merujuk bukan hanya untuk mekanisasi tugas tetapi untuk konversi informasi ke bentuk elektronik juga. Munculnya komputer pribadi pada awal 1980-an revolusi otomatisasi kantor. Populer sistem operasi seperti DOS (Disk Operating System) dan user interface seperti Microsoft Corp 's Windows mendominasi sistem komputer kantor. Saat ini, kantor kebanyakan menggunakan setidaknya satu aplikasi komersial bisnis komputer dalam kegiatan aktivitas sehari-hari. Beberapa perusahaan besar seperti AT & T memelihara sistem otomatisasi kantor dan kompleks yang luas, sementara perusahaan kecil dapat menggunakan hanya sebuah word processor.

Untuk memproses informasi, sistem otomatisasi kantor harus memungkinkan masukan informasi baru dan pengambilan informasi yang tersimpan. Input informasi baru mengacu pada perpindahan fisik dari teks, video, grafik, dan suara ke dalam komputer. Input dapat diketik ke dalam komputer atau scan (digital direproduksi) dari dokumen atau sumber lain. kemajuan baru dalam perangkat input sering memungkinkan masukan tulisan tangan langsung atau dikte suara. Input-ada informasi pra berarti mengambil bahan elektronik dari tempat penyimpanan yang ada. Daerah-daerah penyimpanan dapat terbatas dan lokal, seperti hard drive pada PC kantor, atau sebagai yang tampaknya tak terbatas dan global Internet, koleksi seluruh dunia jaringan komputer yang berkembang setiap tahun.

B. Penggunaan OA

Ketika mempertimbangkan otomatisasi kantor tiga bidang utama yang perlu diskusi lebih lanjut: orang, dan bagaimana otomatisasi mempengaruhi mereka, perubahan alat-alat selalu digunakan dalam otomatisasi dan cara-cara di mana otomatisasi telah berubah tempat kerja.

Orang-orang yang terlibat dengan otomatisasi kantor pada dasarnya meliputi semua pengguna yang otomatisasi dan semua penyedia sistem otomatisasi dan alat. Berbagai macam orang termasuk perangkat lunak dan perangkat keras insinyur, ilmuwan informasi manajemen, dan penggunaan otomatisasi kantor sekretaris. Semua juga terlibat dengan memberikan informasi. Ini peran ganda dari kedua penyedia dan pengguna menimbulkan dua masalah penting. Pertama, pelatihan personil untuk secara efektif menggunakan sistem otomatisasi kantor sangat penting, sistem otomatisasi kantor hanya sebaik orang-orang yang membuat dan menggunakannya. Kedua, mengatasi hambatan tempat kerja adalah suatu keharusan jika manfaat dari otomatisasi harus direalisasikan. Perubahan adalah sulit bagi beberapa pekerja, namun harus terjadi untuk sebuah bisnis untuk tetap kompetitif.

Alat Praktis untuk otomatisasi kantor termasuk hardware dan software komputer saat ini tersedia dalam beberapa model, aplikasi, dan konfigurasi. Dua platform komputer mikro dasar (Disk Operating System) yang kompatibel dengan komputer Apple Macintosh DOS dan sistem. Aplikasi seperti pengolah kata, manajemen database, dan spreadsheet yang umum dan terus berubah. Standar meningkat namun masih belum sepenuhnya terintegrasi ke dalam semua aspek otomatisasi kantor. otomatisasi alat Kantor dapat berdiri sendiri (tanpa akses ke informasi di komputer lain) atau jaringan (dengan akses tersebut). Konfigurasi sistem kantor yang kompleks untuk berbagi informasi sulit dan melibatkan komitmen karyawan cukup. Populer perangkat lunak lokal area network termasuk Novell NetWare dan Lantastic.

Isu-isu tempat kerja praktis dari otomatisasi kantor sering melibatkan anggaran dan pertimbangan fisik terlibat dengan menciptakan, pertukaran, dan mengelola informasi. Peralatan, rewiring, pelatihan, keamanan, dan data entry semua uang biaya dan membutuhkan ruang. medis masalah diakui Baru seperti sindrom gerakan berulang adalah masalah yang signifikan bagi beberapa orang yang menggunakan sistem otomatisasi kantor. sindrom gerakan berulang adalah gangguan kesehatan yang terkait dengan keyboard panjang memasukkan dan pengaturan tempat duduk. Demikian pula, masalah keamanan lingkungan juga mungkin mencakup visi dan pertimbangan kesehatan secara keseluruhan yang berhubungan dengan emisi komputer elektromagnetik.

Kemajuan Telecommuting memungkinkan suatu persentase peningkatan tenaga kerja untuk menjaga kantor di rumah dan, pada saat yang sama, memicu perdebatan tentang masa depan kantor pusat. Bisnis harus sesuai dengan lisensi perangkat lunak atau tuntutan hukum wajah. sistem otomatisasi kantor dapat menjadi kompleks untuk mendapatkan dan mahal untuk Administrasi untuk organisasi besar. Ketersediaan informasi kantor penting dalam seperti digital format diperoleh dengan mudah memerlukan pemikiran yang cukup dan persiapan untuk keamanan data.

Dengan mengintegrasikan informasi mentah dengan mekanisme pertukaran dan manajemen penataan dan bimbingan, otomatisasi kantor menciptakan keuntungan serta kerugian. Manfaat dalam menggunakan sistem manajemen elektronik termasuk penghematan biaya produksi dan pelayanan informasi dengan cepat diarahkan untuk kinerja kantor yang optimal.

Otomatisasi kantor juga bisa efektif biaya, seperti mikrokomputer kuat terus penurunan harga. Sementara otomatisasi kantor sering cermin transaksi kertas aktual dan aktivitas, sistem otomatisasi kantor juga dapat melengkapi sistem kertas dan memberikan output hanya tersedia dalam format digital. Dengan demikian, otomatisasi kantor memperluas kegiatan informasi dari kantor untuk mengungguli atau geografis keterbatasan fisik.

Sejauh ini segmen yang tumbuh paling cepat dari industri otomatisasi kantor adalah untuk peripheral multifungsi. Mesin ini menggabungkan kombinasi fungsi menjadi satu. Mesin-mesin seperti pertama termasuk faks kertas biasa dan printer warna dalam satu unit. Produk-produk ini tumbuh dengan cepat untuk memasukkan scanner dan fungsi-fungsi terkait. Pada akhir 1990-an, item ini terdaftar lebih dari 100 tingkat pertumbuhan persen.

Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai oa, yaitu:

1. Manajer

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2. Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, danasistenstaff khusus). Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris

Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4. Pegawai administratif

Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesinfotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

C. Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

1. Word Processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketika tau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

2. Electronik Mail

Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakaiuntuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

3. Voice Mail

Voice mail persissamadenganelectronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

4. Electronic Calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.

5. Audio Conferencing

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.

Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6. Video Conferencing

Video conferencing melengkapisignal audio dansignal video. Peralatan televise digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.

Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.

Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

1. Video satu arah dan audio satu arah

2. Video satu arah dan audio dua arah

3. Video dan audio dua arah

7. Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi.

Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

8. Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9. Video Text

Videotext adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10. Image Storage and Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berup amicrofilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11. Desktop Publishing

Desktop publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hamper sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang professional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.

Virtual Office

A. Pengertian

Kantor Virtual adalah pekerjaan yang dapat di kerjakan dilokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

B. Keuntungan dan Kerugian Virtual Office

1. Keuntungan

a. Pengurangan biaya peralatan.

b. Jaringan komunikasi formal.

c. Pengurangan penghentian kerja.

d. Kontribusi pengurangan biaya fasilitas.

e. Sosial.

2. Kerugian

a. Rasa tidak memiliki.

b. Takut kehilangan pekerjaan.

c. Semangat kerja rendah.

d. Ketegangan keluarga.

C. Strategi Penggunaan Virtual Office

1. Sediakan sumber daya komputer.

2. Sediakan akseske sumber daya informasi.

3. Sediakan perlengkapan non computer.

4. Gunakan konferensi telepon.

5. Sediakan pertemuan rutin.

6. Lakukan rutinitas kerja.