Resume 4
21 October 2010
Ali Mahmudin
STIE GICI Depok Management
Siklus Hidup Sistem
Definisi Siklus Hidup Sistem :
Proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan system, subsistem informasi berbasis computer.
Siklus hidup sistem terdiri dari 5 tahap. Empat tahap pertama : perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan yang dimaksudkan bagi pengembangannya. Tahap kelima untuk penggunaannya. Semua tahap dapat melibatkan pemakai, spesialis informasi jika end-user computing tidak diikuti sepenuhnya. Eksekutif menetapkan kebijaksanaan dan membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer. Pada tingkat yang sedikit lebih rendah, suatu komite khusus yang disebut dengan komite pengarah SIM (MIS steering committee) dapat mengelola seluruh siklus hidup dalam perusahaan. Ketika tiap siklus hidup melalui tahap pengembangan, para pemimpin proyek mengawasi para anggota tim.
Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan system untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer. Pengembangan sistem yang lebih responsif dapat dicapai dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer (computer-based development tools).
Dua peningkatan itu adalah prototyping dan rapid application development (RAD), dan peralatan tersebut termasuk kategori CASE (Computer-aided software engineering).
Siklus hidup sistem (system life cycle-SLC), adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informal berbasis komputer. SLC dilakukan dengan pendekatan sistem secara teratur dan dilakukan secara top-down, oleh karenanya sering disebut
pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.
Tahap-tahap siklus hidup sistem, empat yang pertama dinamakan sisklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle-SDLC). Tahap kelima, tahap penggunaannya yang berlangsung sampai waktunya untuk merancang sistem itu kembali.
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analis sistem, pemrograman, dan operasi. Kecenderungan sekarang ditangani oleh tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Gambaran sifat hirarkis manajemen siklus hidup system.
Pemasaran
Pimpinan proyek tim MRP II Pimpinan proyek tim sistem ISDN
Manufaktur
Project leader Credit Approval System Team
Keuangan
Pemimpin proyek tim sistem informasi SDM
Sumber daya manusia
Saat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kemungkinan besar dipegang oleh yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi dan CIO.
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus. Jika tujuannya memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut komite pengarah. Komite pengarah yang mengarahkan penggunaan sumberdaya computer perusahaan disebut komite pengarah SIM. Anggota tetap komite pengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Sedangkan anggota sementara meliputi manajer yang lebih rendah dan para konsultan selama keahliannya dibutuhkan.
Tugas dan fungsi utama komite pengarah SIM:
1. Menetapkan kebijakan, yang memastikan dukungan computer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
2. Menjadi pengendali keuangan, dengan bertindak sebagai badan yang berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan computer.
3. Menyelesaikan pertentangan, yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.
Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam komite pengarah, diperoleh dua keuntungan:
1. Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
2. Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.
Komite pengarah SIM jarang terlibat langsung dalam rincian pekerjaan, tanggung jawab ini ada pada tim proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan system berbasis komputer. Kegiatan tim proyek ini diarahkan oleh pemimpin proyek.
1. Tahap Perencanaan
Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS:
- Menentukan lingkup dari proyek;
- Mengenali berbagai area permasalahan potensial;
- Mengatur urutan tugas;
- Memberikan dasar untuk pengendalian.
Adapun langkah-langkah dalam tahap perencanaan.
1) Menyadari Masalah: kebutuhan adanya proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan unsur-unsur dalam lingkungan perusahaan.
2) Mendefinisikan masalah: setelah sadar akan adanya masalah, manajer harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya.
3) Menentukan tujuan sistem: manajer dan analis system mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai.
4) Mengidentifikasi kendala-kendala sistem: kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.
5) Membuat studi kelayakan: studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan:
a. Teknis: tersediakah perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan?
b. Pengembalian ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?
c. Pengembalian non ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
d. Hukum dan etika: akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hukum dan etika?
e. Operasional: akankah rancangan sistem seperti itu akan didukung oleh orang-orang yang menggunakannya?
f. Jadwal: mungkinkah menerapkan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan?
6) Mempersiapkan usulan penelitian sistem: jika sistem dan proyek layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian system (system study) akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberikan dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analis.
7) Menyetujui atau menolak penelitian proyek: manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan atau tidak.
8) Menetapkan mekanisme pengendalian: sebelum proyek dimulai perlu ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yang diperlukan dinyatakan dalam orang-bulan. Setelah proyek jalan perlu dimonitor. Berbagai teknik dokumentasi yang dapat digunakan antara lain: tabel, grafik, diagram jaringan (network diagram: PERT dan CPM).
2. Tahap Analisis
Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Adapun tahapan dalam analisis sistem adalah:
1) Mengumumkan Penelitian Sistem: untuk mengurangi kekuatiran akan adanya aplikasi komputer baru, kiranya perlu dikomunikasikan dengan cara :
- alasan perusahaan melaksanakan proyek.
- bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2) Mengorganisasikan tim proyek: sebaiknya pemimpin proyek adalah spesialis informasi, jangan pemakai.
3) Mendefinisikan kebutuhan pemakai: pengumpulan informasi kebutuhan pemakai dapat dilakukan dengan: wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei. Wawancara lebih disukai, karena:
- adanya komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
- meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis, maupun pemakai.
- dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
- memberi kesempatan bagi peserta proyek kalau ada perbedaan pandangan.
Dokumentasinya dapat berupa flowchart, diagram arus data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Semua dokumentasi ini yang menjelaskan sistem ini disebut kamus proyek.
4) Mendefinisikan kriteria kinerja sistem: setelah kebutuhan informasi didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat kriteria kinerja sistem. Contoh, manajer pemasaran menetapkan kriteria laporan biaya bulanan sbb:
- laporan disiapkan dalam kertas dan tampilan.
- laporan disediakan tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan.
- laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya aktual dengan anggaran.
5) Menyiapkan usulan rancangan: analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan/hentikan untuk kedua kalinya. Manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk usulan rancangan.
6) Menyetujui atau menolak rancangan proyek: manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah disetujui atau tidak.
3. Tahap Perancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Untuk sistem berbasis komputer biasanya dalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Menyiapkan rancangan sistem yang terinci: analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang telah dijelaskan dalam modul teknis. Penggambaran dilakukan dari yang besar dan secara bertahap secara rinci dengan pendekatan top-down dan ini biasanya dilakukan untuk rancangan terstruktur (structured design).
2) Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis harus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi system untuk menyelesaikan pemrosesan.
3) Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis bekerja bersama manajer mengevaluasi berbagai alternatif dan dipilih yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.
4) Memilih konfigurasi yang terbaik: analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dengan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah dianalisis kemudian direkomendasikan kepada manajer untuk disetujui. Persetujuan dilakukan oleh Komite pengarah SIM.
5) Menyetujui usulan penerapan: analisis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.
6) Menyetujui atau menolak penerapan sistem: jika keuntungan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.
4. Tahap Penerapan
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya adalah:
1) Merencanakan penerapan: sebelum sistem baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem.
2) Mengumumkan penerapan: proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti penelitian sistem. Tujuannya untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama pegawai.
3) Mendapatkan sumberdaya perangkat keras: rancangan system disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP).
4) Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak: dapat membuat sendiri oleh programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem atau menggunakan perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software).
5) Menyiapkan database: DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database.
6) Menyiapkan fasilitas fisik: fasilitas di sini adalah lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb.
7) Mendidik peserta dan pemakai: baik peserta (operator pemasukan data, pegawai coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan sebaiknya setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.
8) Masuk ke sistem baru: proses menggantikan sistem lama ke system baru disebut cutover. Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilot project), serentak, bertahap, dan paralel.
5. Tahap Penggunaan
1) Menggunakan sistem. Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
2) Audit sistem. Penelitian apakah sistem baru memenuhi criteria kinerja. Studi ini disebut “penelaahan setelah penerapan” (post implementation).
3) Memelihara sistem. Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Ada 3 alasan untuk pemeliharaan :
a. Memperbaiki kesalahan.
b. Menjaga kemutakhiran sistem.
c. Meningkatkan sistem.
4) Menyiapkan usulan rekayasa ulang.
5) Menyetujui atau menolak rekayasa ulang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar